【科研費の執行・手続きについてのお知らせ】
2024年度研究予算管理システム（BCM）の稼働と研究費経理事務センターの立ち上げについて
2024.03.22
■BCM（Budget Cycle Management system）の稼働について（3/22 13時～）
電子帳簿保存法（電帳法）改正に伴い、電子的に授受した証憑（請求書、納品書、領収書など）は電子データで保存することが義務化されます（紙で発行される証憑も電子化して保存します）。
この法改正に対応するために、2024年度から研究予算管理システム（BCM）の運用を開始します。これまで紙媒体で提出をいただいていた証憑の大半が、SmartDBからの申請・提出になります（窓口にこなくても手続できるようになります）。また、科研費Proから確認いただいた収支状況は、CAMPUS WEBから確認いただく形になります。
| 研究費執行案件 | これまで | 2024年度から ※3 | |
| 物品購入 業者への業務委託 | 1件10万円以上 | 【紙】 発注・契約依頼書 | 【SmartDB】 発注申請 |
| 物品購入 業者への業務委託 | 1件10万円未満 | 【紙】 納品書・請求書 | 納品書・請求書 【SmartDB】 事務局で処理 |
| Amazon ※1 | 1件10万円未満 | 【紙】 領収書（立替） | 【SmartDB】 AmazonBusiness |
| 立替 | 1件10万円未満 | 【紙】 領収書（立替） | 【SmartDB】 立替申請 |
| 出張 | 【SmartDB】 出張命令決裁 | 【SmartDB】 出張命令決裁 （研究費用）※2 | |
| 学生アルバイト雇用 | 【紙】 労働条件通知書 | 【SmartDB】 雇用条件登録 | |
| 個人への業務委託（成果物等） | 【紙】 個人宛業務依頼書 | 【SmartDB】 報酬・謝金申請 | |
| 講演、専門的な指導・助言等 | 【紙】 報酬・謝金支払請求書 | 【SmartDB】 報酬・謝金申請 | |
| 被験者、アンケート・聞き取り調査等 | 【紙】 報酬・謝金支払請求書 | 【SmartDB】 報酬・謝金申請 | |
※１ AmazonBusinessとのデータ連携を開始いたします（原則先生に立替いただく必要がなくなります）。
※２ 公費出張のSmartDBとは別バインダになりますのでご注意ください。
※３ SmartDBでの申請は教員秘書による代理入力も可能です（事前の登録が必要です）。
先生方におかれましては、法対応による手続方法の変更に関して、ご理解・ご協力を賜りますようお願い申し上げます。なお、新システムでは、これまでの手続き内容を見直し、より利便性を高める改善をいくつか図っております。また、これらの改善は、新システム運用開始後も継続的に進めていく所存です。
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【問合せ先メールアドレス】
【BCMヘルプデスク】
※通話対応時間は、平日の9：30～17：00です。
※業務対応のため、上記時間内でも通話できない場合があります。
【BCMパブリックコメント送信フォーム】
BCMは適正執行を維持しながら、利便性を高めていきたいと考えています。運用開始後も先生方からのご意見・ご要望を聞きながら、システムの改修と運用面の改善を図って参りたいと考えておりますので、BCM専用のパブリックコメント送信フォームを設置しました。ご意見・ご要望のある場合は、上記のURLよりご意見をお寄せください。
■研究費経理事務センター（＠BKC）の立ち上げについて（４/1～）
研究費の経理事務の高度化・複雑化（インボイス制度に代表される税制度の知識、雇用に関する労働法制・保険等の知識、従来の出納業務だけではない周辺の知識等）に対応していくことが必要となっています。
専門性を高めながら業務水準の維持・向上を図るため、各キャンパスに分散していた機能を集約し、業務の標準化を行い、研究費適正執行の維持・向上に資する組織力量の強化を目指すために、4月1日より「研究費経理事務センター」をBKCに開設します。コロナ禍を経て、オンラインによる対応実践が積み重ねられたことやBCMの運用を開始する中で、対面に頼らない新しい形態による研究費経理窓口をスタートいたします。
科学研究費については、研究費経理事務センターを窓口といたします（個人研究費、政府系公的資金も同窓口です。学内予算の一部など各キャンパスに残るものもあります）。これまでの電話・メールの対応に加え、BCMのヘルプデスク同様に、即時接続可能なオンラインによる窓口を開設します。わざわざ窓口へ行かなくても、研究室やご自宅から研究費執行に関する相談、書類等の提出をしていただけます。
新たな経理や手続きの担当等は決まり次第連絡させていただきます。