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2023.03.31

新型コロナウイルス感染症に対する立命館大学の行動指針（BCP）が3月31日をもって運用停止となることに基づき、「立命館大学における8月8日以降の研究活動にかかわる対応について」（2022年8月8日公開、以下「本方針」という。）の運用を停止します。なお、本方針に記載しておりました「Ⅱ．各種事務局対応について」のうち、「１．発注・検収・精算等について」（以下、【参考・抜粋】）については、研究費適正執行の観点から申請者の意思がメールで確認できることを条件に、取扱いを継続します

【参考・抜粋】
立命館大学における8月8日以降の研究活動にかかわる対応について」

「Ⅱ．各種事務局対応について」
１．発注・検収・精算等について

（１）発注
・10万円未満の発注については、教員・研究者による発注を行い、対象期間においては大学内納品ではなく自宅等での受取りも可能です。支払いに関しては、教員・研究者自らが立替え払いの上、領収書及び取引明細が確認できる資料を取得してください。

（２）検収
・各リサーチオフィスおよび委託会社による検収業務を実施しています。
・なお、対面でのやり取りを減らすため、対象期間については画像による確認も可能とします。品名・数量・型番がわかる画像を撮影し、各リサーチオフィス担当者にメール添付で送付してください。

（３）精算
・立替払いの精算については、領収書及び取引明細が確認できる資料を添付して提出してください（「立替払請求書」の提出が必要な場合は併せて提出ください）。各リサーチオフィスでの対応も可能ですが、執行する予算を記載のうえ学内便や郵送、担当者へのメール添付での提出も可能です。

※メール添付での提出の場合は、領収書PDFやWEBで表示される領収書及びクレジットカード利用の場合の「利用明細書（コピー可）」は、署名押印不要でメール送付のみで結構です。また、「立替払請求書」の押印は不要です。
※紙で発行された領収書は、メール送付ではなく、署名または押印した原本を郵送や学内便で送付してください。

・業者払いの請求書についても、画像検収など証憑を添付のうえ、提出してください。

（４）学生アルバイト等の時間雇用職員の勤務について
・各月の出勤簿については、各月の勤務終了の段階で、受入れ教員からリサーチオフィス担当者へメール添付（被雇用者及び管理者の自署・押印不要）での提出でも可能とします。管理者は被雇用者の出勤簿提出を受けて内容を確認のうえ、リサーチオフィスへ提出してください。
・学生アルバイト等の時間雇用職員の在宅勤務については、学校法人立命館教職員在宅勤務規程に定める要件と範囲を満たす場合は、在宅勤務も可能です。始業・終業時に電話やメール等で報告を受けるなど、適切な勤怠管理、労務管理をお願いします。
本件に関するお問合せは、各キャンパスリサーチオフィスまでご連絡ください。

Based on that Ritsumeikan University's Business Continuity Plan (BCP) in response to the COVID-19 pandemic will discontinue as of March 31, 2023, the operation of the "Handling policy for research activities at Ritsumeikan University from August 8 onward" (released on August 8, 2022; hereinafter referred to as the "Policy") will be suspended. Please note that "1. Ordering, acceptance inspection, expense settlement" in "II. Operation at Administrative Offices" (hereinafter referred to as [Reference and excerpts]) will continue to be applicable from the viewpoint of proper execution of research funds, provided that the applicant's intent can be ascertained by e-mail.

Should you have any queries regarding this matter, please do not hesitate to contact the Research Office at your campus.

【Reference and excerpts】
Handling of research activities from August 8 onward following the upgrading of the BCP Level from 1 to 2

Ⅱ．Operation at Administrative Offices
1. Ordering, acceptance inspection, expense settlement

(1) Ordering
- If the amount is less than 100,000 yen, it is possible for faculty or researcher for themselves to order it and receive it not at the university but at home during the period. Payment method will be reimbursement. Please pay in advance and obtain a receipt and a document of the transaction details.

(2) Acceptance inspection
- Research Offices and the subcontract company are conducting acceptance inspection.
- To reduce face-to-face contact, we accept inspection by images as well during the period. Please take photos of the name, number, and the model number of the goods and send them to the person in charge at each Research Office by email attachments.

(3) Expense settlement
- To claim reimbursement, please submit the receipt attached with a document of the transaction details (in case you need “Requisition for Reimbursement Payment (Taketaebarai Seikyu-sho)”, please submit it as well). We can handle it at the counter at each Research Office, but it is also possible to submit them by campus mail service, mail, or email attachments to the person in charge, specifying the budget to execute.

※When submitting by email attachments, PDF receipts, receipts displayed on the web, or “credit card statement (acceptable with photocopy)” do not need to be signed or stamped. “Requisition for Reimbursement Payment” does not need to be stamped, either.

※Receipts issued by paper must be signed or stamped and the original must be sent by mail or campus mail service, not by email.

- Please submit bills to pay for an agent, attaching vouchers such as photos for acceptance inspection.

(4) Work of part-time staff such as student part-timers
- Monthly attendance sheets can be submitted as email attachment (without being signed or sealed by employee or manager) from the supervising faculty member to a person in charge at the Research Office when they finish their work for the month. The manager, after having verified the contents of the submitted employee attendance sheets, shall submit them to the Research Office.
- Working from home of part-time staff, including student part-timers, is permitted when it satisfies the requirements and scope prescribed in the Ritsumeikan University Regulations on Faculty and Staff Members’ Working from Home. Please give consideration for appropriate attendance and labor management, by, for example, communicating via phone, email, etc. at the start/end of work.