メールの書き方

最初に

メールを書く時に限らず、コンピュータで文書を書く時全般に対して、 注意しなければならない事が在ります。 ここでは、最初にコンピュータで文書を書く事に対しての、 基本的な約束事を説明します。 そして、それを踏まえた上でメールで文書を書く際の注意点を説明します。

コンピュータで文書を書く際に注意すべき事項

• 全角と半角の違い
• 機種依存文字
• 一行を適度な所で改行する

全角と半角の違い

「全角」と「半角」は別の文字です。 「Ｐｈｙｓｉｃｓ」は全角で「Physics」は半角です。

例えば、メールのアドレスを書くときに、
ｋｈｔ２３１５１＠ｐｌ．ｒｉｔｓｕｍｅｉ．ａｃ．ｊｐ
としても、正しく送信されません。

英数字を書くときは、ほとんどの場合半角文字で書く方が良いと覚えておいてください。 （和文の中に英単語などを入れるときは、半角スペースを前後に入れるのが基本です。）

[注意] スペースにも、半角スペースと全角スペースがあります。 半角スペースにすべきところを、全角スペースにしておかしくなる事があるので注意しましょう。

機種依存文字

機種依存文字 は特定のコンピュータ（OS）だけでしか読む事のできない文字です。 他の人と共有する可能性がある文章（メール、Webページ、一般の書類）では、 機種依存文字は使ってはいけません。

一行を適度な所で改行する

コンピュータの画面で、文書を読みやすくするために、 改行を有効に使いましょう。 紙に印刷するわけではないので、余白は資源の無駄遣いではありません。

プログラミングや TeX、そして HTML といったソースファイルは、 全て構造をもったテキストファイルです。 それを(i) 読みやすく (ii) 編集しやすいようにするために タブや改行を意識的に使います。 （HTML の場合、ソースファイルにおける改行文字をスペースに置き換えてしまう ブラウザがあります。これは英語では正しく、日本語では間違いです。 HTML文書中の改行文字について）

メールの本文で注意すること

メール本文を書くときに注意することは、 普段よりマナーについて意識しましょう。 メールの現状は、確かに紙の手紙と会話の中間くらいですが、 親しい友人に送る場合を除いては、紙の手紙を書くような意識を持つ事が 大切だと思います。

具体的に注意すべきことは

• 適切な件名
• 冒頭に相手の名前を書く。「～様」「～さん」
• 自分を名乗りましょう。
  「初めまして。立命館大学の浜地と申します。」
  「お久しぶりです。立命館大学の浜地です。」
• 本文の言葉遣いは意識して丁寧めに。
• 文章の節や段落で改行する。
  読みやすいだけでなく、返信時に引用しやすくなります。
• メールの最後に署名(所属等)を書いて下さい（下記参照）。

そして、送信する前にかならず本文を読み返しましょう。 送信先が間違っていないかも確認してから送信します。

その他の注意

• 特別な理由がないかぎりテキスト形式で書く。 （HTML形式は相手をよく知っていて、それが必要な場合のみ）
• 写真等の添付ファイルを送るときは、ファイルのサイズに注意しましょう。
• 特定のワープロソフトのファイルを添付して、相手が常にそれを開けると期待しない。

署名

メールの最後には、自分の署名(signature)を付けるのが一般的です。 この内容には、自分の名前や所属、メールアドレスや電話番号等の 名刺的なものに、少し自分のアレンジを加えるのが良い様です。

例を下記に示します。

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浜地 賢太郎 (HAMACHI Kentaro)
立命館大学 理工学部
〒525-8577 滋賀県草津市野路東1-1-1
E-mail: khtxxxx@pl.ritsumei.ac.jp
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Mewでは、ファイル「~/.signature」に 署名を書いておけば、C-c Tab で署名が挿入されます。

「~/.signature」を人に見られたくない場合は以下を実行しましょう。

$ chmod 600 ~/.signature