プライバシーポリシー

立命館大学校友会の個人情報の取扱について

立命館大学校友会（以下、本会）では、会の運営に必要な個人情報をお預かりしています。個人情報に関する法律（個人情報保護法）を遵守し、個人情報を安全かつ適正に管理・運用することに努めます。

個人情報の利用目的

1. 校友会報の発送
2. 会費徴収にかかわる事務
3. 校友団体の新規設立にかかわる案内
4. 校友会本部ならびに都道府県校友会・グループ校友会等の各校友団体が主催する行事の案内
5. 校友に対するアンケート調査の実施
6. 校友会もしくは立命館大学からの各種伝達・送付
7. その他上記に関連する業務

個人情報の管理

校友の個人情報は、法令に則り、漏洩、滅失、き損等がないよう安全に管理します。

個人情報の第三者提供について

本会は、個人情報を本人の同意なしに第三者へ提供することはいたしません。ただし、法令により認められる場合、第三者に対し情報を提供することがあります。

個人情報に関する外部委託について

本会から、個人情報の取扱を含む業務の一部を外部委託することがあります。その際は、当該個人情報の漏洩、流出、不正利用等がないよう、委託先に対し契約等により、必要かつ適切な管理を義務付けています。

その他の取り扱い上の留意点

• 本人を除いた特定の個人についての情報照会には応じません（次項の手紙転送を除きます）。
• 住所の照会には、校友からの依頼に限り、校友会事務局を介しての手紙転送（照会主に被照会者の所を開示しない）をもって対応します。
• 校友会公認団体に対してのみ、その主催する行事の案内の際に住所・氏名データを提供します。
• 個人情報の非公開要求等、校友各々のニーズに随時対応します。

The privacy policy of Ritsumeikan University Alumni Association

The Ritsumeikan University Alumni Association (hereinafter, “the Association”) collects the personal information necessary for the operation of the Association. We comply with the laws concerning personal information (Act on the Protection of Personal Information) and strive to manage and handle personal information in a safe and proper manner.

Purposes of Use of Personal Information

1. To send the Alumni Association Newsletter
2. To perform duties pertaining to the collection of membership dues
3. To announce the establishment of new alumni groups
4. To announce events sponsored by the Alumni Association headquarters, prefectural chapters of the Alumni Association, affiliated groups of the Alumni Association, and other alumni groups
5. To conduct questionnaires with alumni
6. To transmit a range of communications from the Alumni Association or Ritsumeikan University
7. To perform other duties related to the items above

Management of Personal Information

The personal information of alumni will be managed securely in accordance with laws and regulations to prevent leakage, loss, or damage.

Provision of Personal Information to Third Parties

The Association does not provide personal information to third parties without the consent of the individual; however, information may be provided to third parties when permitted by law.

Outsourcing related to Personal Information

The Association may outsource some duties including the handling of personal information. In such cases, the Association requires outsourcing contractors, through contracts or other agreements, to implement necessary and appropriate management measures to prevent the leakage, disclosure, or unauthorized use of said personal information.

Other Important Points Pertaining to Handling

• We do not respond to inquiries for information about a specific individual unless they come from the individual in question (with the exception of the letter forwarding described in the next item).
• Only when requested by an alumnus, inquiries about addresses are handled by forwarding letters via the Alumni Association Secretariat (without disclosing the location of the subject of the inquiry to the inquiring party).
• We only provide name and address data to organizations officially recognized by the Alumni Association for the purpose of providing information on events sponsored by those organizations.
• We respond to the needs of each alumnus, including personal information non-disclosure requests, as needed.