このたび、立命館大学歴史都市防災研究所（京都市北区）が海外の文化遺産保護や防災の専門家を対象に募集した2018年ユネスコチェア国際研修「文化遺産と危機管理」の研修応募者264人分の個人情報漏洩が判明いたしました。
　応募者および関係者の皆さまにご迷惑をおかけしたことを深くお詫びするとともに、内容および対応について、以下の通りお知らせします。

１．概要
　2018年4月24日（火）、本研修の申し込み受付用メールアカウント（以下、事務局メールアカウント）に対し、メールシステムの管理を装った案内メッセージの受信がありました。本研究所の事務局職員が誤って当該メッセージに記載されたURLにアクセスしたところ、事務局メールアカウントの設定情報が書き換えられ、この事務局メールアカウントを介して扱っていたメールが外部の電子メールアドレスに転送される状態となっていました。一部のメールには応募期間（4月19日締切）までに届いた応募者の個人情報リストが添付されていたことから、個人情報が漏洩していたことが判明しました。
　なお、この事務局メールアカウントを介して扱っていたメールには、応募者の参加申請書および履歴書を保管していた外部共有フォルダのURLが記載されたものが含まれており、外部共有フォルダにはアクセスを行うためのパスワードが設定されていなかったことから、外部共有フォルダに保存していた応募者の参加申請書および履歴書が漏洩した可能性があります。

２．情報漏洩が確認された個人情報
　（１）応募期間（4月19日締切）に届いた応募者の個人情報リスト（261人分）
氏名、生年月日、年齢、性別、メールアドレス、職位、現職、所属の住所、電話番号（所属・個人・携帯）、学歴、職務経験・年数、国籍、他応募内容に関わる項目
　（２）応募期間後に、設定情報が書き換えられた事務局メールアカウントに送信された応募者の参加申請書および履歴書（3人分）
　※上記264人はすべて海外からの応募者となります。

３．情報漏洩の可能性がある個人情報
　上記（１）の261人分の参加申請書および履歴書。参加申請書には個人情報リストの項目に加え、顔写真、出身地、研究分野・領域、災害領域、自宅住所、職務内容、他応募内容に関わる項目が記載されています。

４．個人情報が漏洩した方への対応について
　対象となるご関係者の皆様には、本学より個別に個人情報漏洩の事実をメールでご報告し、お詫びを申しあげております。現在のところ、不正利用等の二次被害は確認されておりませんが、本学内にご関係者の皆様からの専用相談窓口を設置し、ご案内しております。

５．再発防止に向けて
　全教職員に対して不審メールの取扱いについてより一層、周知徹底するとともに、個人情報の取扱いに万全を期し、外部共有フォルダを利用する際の情報セキュリティ対策の強化について全力で取り組んでまいります。これまで本学は、学内研修の実施、メールによる注意喚起や意識徹底、コンプライアンス意識の浸透を図るための啓発活動に積極的に取り組んでまいりましたが、今回の事案を重く受け止め、今後このような事態が再び発生しないよう、再発防止策の策定に向けて全学で取り組んでまいります。

６．立命館大学副学長（研究・学術情報・国際連携・男女共同参画担当）仲谷善雄のコメント
　このたびの情報漏洩により、ご関係者の皆様に、多大なご心配ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
　本学では、今回の個人情報の漏洩を重く受け止め、全教職員に対して個人情報の取扱いの適切な管理について、より一層の周知徹底を図り、再発防止に取り組んでまいります。