立命館大学のエクステンション事業課では、2011年度より会議資料を電子化し、業務会議やその他の打ち合わせ時に活用し、紙代をはじめとした会議にかかるコスト削減に務めています。

導入のきっかけは若手職員の提案でした。新しい機器への興味もありましたが、初期投資にかなりの費用がかかることから、課内で慎重に検討しました。その結果、毎週の業務会議の紙の量と印刷代で年間50万円ほど使っているのに対し、機器購入は1台5万円ほど（当時）であり、1年半ほどで元が取れる計算でしたので導入を決めました。当課は1課3拠点ということもあり、会議資料はすべてデータ化し共有フォルダに保存しておりましたので、その土壌があったことも大きな理由です。

導入した結果、紙や印刷にかかる時間と手間が減りましたが、それ以外にも2つの大きな変化がありました。ひとつは細かなグラフや写真等、カラーの資料が使えることです。報告資料などはかなり見やすくなりました。もうひとつは、会議のメモを資料に書くスタイルからノートに書くスタイルに変わったことです。会議資料にメモを書き込みその資料がなかなか捨てられない、そういうケースは多々あるかと思います。手元にメモあれば職場を離れている時でもすぐに確認することもできます。この変化は想定していない良い方向での変化だったと実感しています。オフィスの整理にもつながっておりますので今では欠かせない機器になっています。