私は毎朝、日報を書き研究室のメーリングリストに配信することを日課にしています。本来、日報というのは1日の業務内容やそれに要した時間などを記録・報告するためのもので1日の最後に提出するものです。ただし、私の場合は毎朝、前日に起こったことの報告やその日のスケジュールや研究室内での実験の動き、各院生の研究の進捗の確認などをまとめてこの日報で行っています。昨年から試験的に始めたのですが、想像以上に良い習慣になりましたので現在も継続しています。
大学院が設置された4年前、1期生のM嶋くんと2人で始まった研究室も今年度からは大学院生が10名、学部生も20名を越える大所帯になりました。これだけ大学院生が増えると、年間を通して常に何らかの研究が同時進行している状態です。また、時間を上手にやり繰りしないと、それぞれの大学院生への研究指導が不十分なものになってしまいます。さらに、場合によっては、1日の中で一度もコミュニケーションを取れない大学院生も出てきます。こういった経緯もあり、研究室内での情報共有や連絡の円滑化をおもな目的に日報を書き始めました。
日報を出す時間は多少の前後はありますが、概ね7時頃です（本当はもっと早い時間に書いているのですが、あまり早い時間に送信をすると携帯電話のメール着信で起こしてしまわないかと思い、7時頃まで送信を我慢しています。。）。日報を確認した大学院生からは順次、「確認しました」といった内容のメールが返信されてきます。早ければメールを送信した数分以内に返信が続々と届きます。逆に、返信がないと「あれ、どうしたのかな？」と心配になりますが、こういうケースは体調不良の場合や携帯電話を路上に落としたなどのトラブルが発生しているケースが多いです（単に寝坊していたというケースもあります）。
以前は、週１回の研究室のミーティングなどで各自の研究の進捗や研究室内での実験の進行状況を確認していたのですが、日報を開始して以来、こまめにこれらの情報を共有できるようになりました。また、大学院生の実験や論文執筆の進捗も正確に把握できるようになりました。併せて、自分のスケジュールを公開することで、私の仕事の様子や進捗の「見える化」が進んだように思います。コミュニケーションの基本がface to faceであることは言うまでもないですが、必要に迫られて取り入れた日報は今のところ良く機能しています。
2014.05.01